Case ilustrativo · Hotelaria
Da cotação no WhatsApp à reserva confirmada: retomar a conversa antes de o prazo vencer.
Um hotel independente recebe pedidos de reserva, cotações de grupos e eventos pelo WhatsApp e perde negociações quando ninguém volta a conversar. Este case ilustrativo mostra como a Selltio registra o que foi combinado, aponta quem precisa de resposta e prepara o próximo contato para a equipe de reservas.
Case ilustrativo · números fictícios
+35%
Cotações retomadas
-39%
Oportunidades sem próximo passo
+3 p.p.
Conversão de cotação em reserva
O negócio
Hotel Rotorua Inn
O Hotel Rotorua Inn é um hotel independente, fora de rede, com apartamentos para lazer e um salão para eventos. A maior parte dos pedidos chega pelo WhatsApp: casais pedindo tarifa para um fim de semana, empresas cotando hospedagem para equipes, organizadores pedindo bloqueio de apartamentos para casamentos e encontros. Reservas individuais fecham rápido. Grupos e eventos passam por várias conversas, com datas, quantidades e condições que mudam no caminho. O case é ilustrativo: a empresa e os números servem para mostrar a aplicação do produto.
O desafio
O pedido fica perdido entre a cotação e a confirmação
Uma organizadora pergunta disponibilidade para um casamento, recebe a tarifa e pede para confirmar com a família. Enquanto isso, outros trinta pedidos entram no mesmo número. A equipe responde quem está falando agora. Quem pediu para falar depois sai do campo de visão. O registro fica no histórico do WhatsApp e numa planilha de bloqueios atualizada de memória.
- Cotações de grupo e evento ficam sem retorno depois do envio da tarifa.
- Bloqueios provisórios vencem sem que ninguém avise o cliente.
- A gestão só descobre o que ficou sem resposta quando a data já passou.
Ficha do cenário
- Estrutura
- 48 apartamentos e um salão para até 120 pessoas
- Canais de contato
- WhatsApp (via RD Station Conversas), telefone e e-mail
- Equipe comercial
- 3 pessoas entre reservas, grupos e eventos
- Tipos de pedido
- Reserva individual, cotação de grupo e evento
- Segmento
- Turismo e hotelaria
A jornada comercial
Do pedido de bloqueio à retomada antes do prazo: quatro movimentos.
- 01
Pedido de cotação para um casamento
Uma organizadora pede, pelo WhatsApp, bloqueio de 15 apartamentos e o salão para um sábado de outubro. Pergunta tarifa por apartamento, prazo de confirmação e política de cancelamento.
- 02
Tarifa enviada e condição registrada
A equipe de reservas responde com tarifa, bloqueio provisório por 10 dias e regra de sinal. A Selltio lê a conversa e registra na ficha da oportunidade o valor estimado, a etapa e um resumo do combinado: datas, quantidade de apartamentos, salão e prazo do bloqueio.
- 03
Cliente pede para falar depois
A organizadora diz que precisa confirmar o número de convidados e volta em uma semana. A oportunidade entra em Aguardando cliente. A data combinada vira a próxima ação, antes de o bloqueio vencer.
- 04
Retomada antes de o bloqueio vencer
Na data combinada, a oportunidade sobe no Radar, com o motivo e a próxima ação. A Selltio prepara a mensagem de retomada com os dados do pedido. A atendente revisa no painel do vendedor, ajusta o tom e envia. A conversa continua de onde parou.
As quatro capacidades aplicadas
Não são quatro automações isoladas. É uma negociação acompanhada.
01 · Atualização de CRM
Atualização de CRM
A ficha da oportunidade é atualizada a partir do que foi dito na conversa: valor estimado, etapa, próxima ação e um resumo com datas, quantidade de apartamentos, uso do salão, condição de pagamento e prazo do bloqueio. Com alta confiança, a Selltio aplica. Com dúvida, vira sugestão para a equipe confirmar. Ganho e perda são sempre marcados por uma pessoa. Hoje a leitura do WhatsApp acontece via RD Station Conversas e o registro vai para o RD Station CRM. Sem CRM, a ficha fica na própria Selltio. Pipedrive e conector genérico: em breve.
Entender Atualização de CRM
02 · Radar Comercial
Radar Comercial
O Radar lista o que precisa de ação, não a base inteira. Hoje ele agrupa as oportunidades por situação: Responder cliente, Incompleta, Retomar, Aguardando cliente e Sob controle. Quando o prazo do bloqueio está na ficha como próxima ação, a oportunidade sobe antes de ele vencer. Cada item mostra o motivo e a próxima ação. Os filtros que mais pesariam para o hotel, Proposta sem retorno, Ação atrasada e Alto valor (este para grupos e eventos), chegam em breve.
Entender Radar Comercial
03 · Flow Inteligente
Flow Inteligente
Hoje a Selltio prepara a próxima mensagem com o contexto da reserva: datas, quantidade, valor e o que ficou pendente. A atendente revisa no painel do vendedor, na extensão do Chrome, e insere na conversa. Nada é enviado sem uma pessoa. Sequências automáticas de follow-up, com cadência por tipo de pedido, fazem parte do Flow Inteligente: em breve. Leitura do WhatsApp Web pelo plugin: em breve.
Entender Flow Inteligente
04 · Qualidade e Previsão
Qualidade e Previsão
O Dashboard mostra receita, conversão e funil do mês. O painel Equipe aponta tempo de resposta por pessoa e quem precisa de ajuda hoje. O Analista de Conversas lê as negociações e aponta pontos de atenção na abordagem, a partir do que foi dito nas conversas. Previsão de receita das reservas em negociação: em breve.
Entender Qualidade e Previsão
Resultados ilustrativos
Quais indicadores seriam relevantes medir?
Números fictícios, escolhidos para mostrar o que acompanharíamos em uma implantação real. Nenhum deles é um resultado medido.
+35%
Cotações retomadas
Número ilustrativo. Seria medido comparando, em períodos equivalentes, quantas cotações de grupo e evento receberam novo contato da equipe em até 48 horas após o prazo combinado.
-39%
Oportunidades sem próximo passo
Número ilustrativo. Seria medido pela contagem semanal do filtro Sem próximo passo no Radar (em breve), com linha de base registrada antes da adoção.
+3 p.p.
Conversão de cotação em reserva
Número ilustrativo. Seria medido por reservas confirmadas sobre cotações enviadas, por mês e por tipo de pedido, comparando períodos equivalentes.
Outros cenários
Veja a mesma jornada em outro jeito de vender.
Próxima conversa
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